Soft Opening Là Gì? Grand Opening Là Gì? Quy Trình Tổ Chức
Soft opening và grand opening là hai sự kiện quan trọng khi bạn muốn ra mắt nhà hàng, quán ăn mới. Vậy soft opening là gì, grand opening là gì, các bước để tổ chức hai sự kiện này như thế nào?
Mục lục
Phân biệt soft opening và grand opening
Soft opening là gì?
Soft opening là ngày chạy thử của nhà hàng, quán ăn nhằm mục tiêu bán thử sản phẩm của trước khi chính thức đi vào hoạt động. Trong ngày soft opening, các nhà hàng sẽ đón tiếp một lượng khách nhất định đến để kiểm tra hệ thống nhà hàng, quy trình hoạt động, chất lượng món ăn, kỹ năng phục vụ của nhân viên…
Soft opening là dịp để chủ nhà hàng thu thập ý kiến từ khách hàng để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương chính thức.
Soft opening là ngày khai trương thử nghiệm
Grand opening là gì?
Trái ngược với soft opening thì grand opening là ngày khai trương chính thức của một nhà hàng, quán ăn mới được đưa vào hoạt động. Đây là sự kiện quan trọng để chủ kinh doanh giới thiệu rộng rãi cơ sở kinh doanh đến khách hàng và tri ân những cổ đông, đơn vị đối tác…
Buổi grand opening quy tụ đông đảo khách mời, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng nhằm phục vụ cho quá trình phát triển sau này. Trong ngày grand opening sẽ có văn nghệ, ăn uống đi kèm nhiều chương trình khuyến mãi, tặng quà hấp dẫn.
Quy trình tổ chức soft opening, grand opening cần lưu ý những gì?
Các bước tổ chức grand opening là gì?
Lên kế hoạch grand opening nhà hàng
Lựa chọn ngày đặc biệt
Theo quan niệm phương Đông, tính toán ngày lành tháng tốt để khai trương, động thổ, … là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Chính vì vậy, bước đầu tiên của một kế hoạch grand opening là lựa chọn thời gian phù hợp.
Sáng tạo chủ đề
Chủ đề lễ khai trương hấp dẫn sẽ giúp thu hút và tạo ấn tượng với khách mời. Lưu ý chủ đề cần sát với phong cách nhà hàng và đem đến cho khách sự gần gũi.
Xây dựng kế hoạch khuyến mãi, tặng quà
Chương trình khuyến mãi là điều khách mong chờ nhất và giúp nhà hàng hút khách. Cần xác định chi phí phù hợp cho chương trình và giá trị quà tặng. Đồng thời kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp khả năng tài chính nhà hàng.
Lên kế hoạch chương trình cụ thể
Kế hoạch chạy chương trình phải cụ thể, bao gồm khung timeline, đối tượng và số lượng khách mời, trang trí nhà hàng, tổ chức nhân sự… Tốt nhất nên chuẩn bị trước ngày grand opening 2 – 3 tháng.
Chọn lựa chiến lược quảng cáo phù hợp
– Tiếp cận truyền thống: phát tờ rơi, coupon giảm giá, treo băng rôn, tại các tuyến đường đông…
– Tiếp cận online: website, diễn đàn, các page ẩm thực nổi tiếng, fanpage…
Chuẩn bị đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp
Trước khi buổi lễ khai trương grand opening chính thức diễn ra, toàn bộ nhân viên nhà hàng phải được training về quy trình đón tiếp khách, thái độ phục vụ…
Xin giấy phép tổ chức grand opening nhà hàng
Để có một buổi grand opening thành công, bạn cần nắm những lưu ý khi xin giấy phép sau:
Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép
Khi đã chọn được ngày và có kế hoạch tổ chức, bạn cần xin cấp phép. Đừng để sát ngày mới nộp. Bạn nên nộp hồ sơ xét duyệt trước ít nhất 30 ngày.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép gồm:
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức)
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình
– Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
– Bản ghi lời bài hát. Với chương trình biểu diễn có nghệ sỹ nước ngoài, bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó (đối với chương trình quy mô lớn)
– Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương
– Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán)
Xin cấp phép tại các địa phương
Nếu tổ chức grand opening cho chuỗi nhà hàng ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương khác để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.
Bạn cần chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND tỉnh, gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ).
Các bước tổ chức soft opening là gì?
Xác định thời gian
Thời gian chuẩn bị cho soft opening cần thực hiện ít nhất 1 hoặc 2 tuần, giúp chủ đầu tư có thời gian để tiếp nhận ý kiến đến từ khách hàng và có thay đổi kịp thời về thực đơn, nhân sự, trang trí, set-up…
Lựa chọn khách mời
Sau khi lên danh sách khách mời, bạn chuẩn bị thiệp mời để gửi đến họ nhằm thể hiện sự tôn trọng và mong đợi tham dự. Thông thường, chủ đầu tư nhà hàng sẽ lựa chọn khách mời là thành viên trong gia đình hoặc bạn bè – những người sẵn sàng đưa ra những lời góp ý, phê bình chân thực nhất.
Hoàn chỉnh quy trình thực hiện
Chất lượng dịch vụ của soft opening chính là tấm gương phản ánh chính xác nhất thành công của ngày grand opening sắp tới. Vì thế, hãy thật chú trọng các bước thực hiện để tránh sai sót.
Miễn phí bữa ăn hoặc tặng quà
Mục đích của ngày soft opening không phải là kinh doanh mà là để ghi nhận ý kiến đến từ khách hàng. Do đó, nhà hàng cần chuẩn bị những món quà hoặc miễn phí bữa ăn để thay cho lời cảm ơn đến họ đã đóng góp ý kiến.
Kết thúc bài viết, ắt hẳn bạn đã hiểu rõ soft opening là gì, grand opening là gì và cách tổ chức sự kiện cho hai loại hình này. Chúc bạn thành công cho lần tổ chức sắp tới cho nhà hàng, quán ăn của mình nhé.