Đã bao giờ bạn thắc mắc công ty chấm công như thế nào chưa? Sếp bắt bạn lên kế hoạch và phân bổ thời gian thì phải làm sao? Những câu hỏi trong đầu bạn được định nghĩa đơn giản là timesheet – bảng chấm công/phân hệ chấm công. Hôm nay hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu rõ hơn về timesheet là gì và các ứng dụng của nó trong doanh nghiệp.
Mục lục
Khái niệm timesheet là gì trong doanh nghiệp
Timesheet được gọi là bảng chấm công. Trong một doanh nghiệp, nó thường được dùng để bộ phận kế toán có thể xác định giờ công cho nhân viên để tính lương. Đồng thời, sẽ gửi cho nhân viên để xác nhận ngày công của họ.
Timesheet có thể là dữ liệu của máy chấm công công ty, cũng có thể được lập thủ công tại một vài doanh nghiệp, thậm chí là bản báo cáo công việc của một nhân viên trong khung giờ.
Những ai có thể dùng timesheet trong doanh nghiệp? Đó là kế toán, giám đốc, kỹ thuật, kinh doanh, bảo vệ,…nói chung là ai cũng có thể dùng được, một số nơi nó là sự bắt buộc.
Lý do các công ty cần dùng timesheet là gì?
Dùng timesheet để chấm công cho nhân viên
Ứng dụng đầu tiên và cũng là ứng dụng được sử dụng nhiều nhất củatimesheet là gì? Đó là chấm công cho nhân viên. Bạn sẽ cần timesheet để chấm công cho nhân viên của mình, xác định ngày đi làm, ngày nghỉ, ngày có tăng lương,..
Một quy trình chấm công có thể như sau:
- Bản thảo chấm công (nội dung chấm công được tạo hằng ngày)
- Nhân viên xác nhận bảng chấm công vào cuối các kỳ, sau đó được chuyển cho quản lý
- Quản lý thẩm định và duyệt
- Ngày nay, có khá nhiều phần mềm được viết cho lĩnh vực chấm công. Điều này giúp cho việc chấm công và điều chỉnh được diễn ra nhanh và chuyên nghiệp hơn
Hiểu timesheet là gì để dùng timesheet Kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên
Vào cuối kỳ báo cáo, bạn nhận thấy nhân viên của mình làm việc không hiệu quả. Muốn họ phải tường trình cho bạn quỹ thời gian của công ty đã được họ dùng như thế nào. Người nhân viên sẽ phải lập mộttimesheet và hiểutimesheet là gì để trình bày về các khung thời gian trong giờ làm việc, họ đã làm những gì, đi đâu. Dựa vào đó mà bạn có thể đối chiếu và kiểm tra, xác định xem nhân viên của bạn đã thực sự sử dụng tốt quỹ thời gian hay chưa, đồng thời đưa ra biện pháp xử lí hợp lí để góp ý, điều chỉnh cho nhân viên của mình.
Hiện nay, một số trường hợp, nhân viên đi làm nhưng không sử dụng thời gian một cách hợp lí, khiến năng suất bị giảm đi đáng kể, việc làm việc riêng hay trong giờ làm thực hiện công việc một cách lan man đang là vấn đề khiến các ông chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Lên kế hoạch dự án cho công việc
Để đảm bảo rằng các nhân viên của mình thực hiện đúng tiến độ công việc, xác định rõ các bước thực hiện một dự án. Timesheet sẽ là một giải pháp khá hữu hiệu cho bạn. Bạn có thể lên sẵn một kế hoạch cho mình và nhân viên. Từ đó phân bổ thời gian và nhân lực một cách hợp lí và dễ dàng hơn. Bạn sẽ không phải băn khoăn hay sợ sơ sót bất kỳ điều gì.
Việc báo cáo tiến độ công việc sẽ trở nên dễ dàng. Các nhân viên sẽ nhanh chóng xác định được họ đã thực hiện những gì và đang sót công việc nào, từ đó bạn có thể đề xuất cho họ các phương án tối ưu và hiệu quả.
Có nên áp dụng timesheet trong công việc hay không?
Trước khi sử dụng timesheet, bạn có thể tự suy nghĩ về các lợi ích khi sử dụng timesheet là gì? Ví dụ như bạn muốn dành 60% thời gian cho các dự án bán với khách hàng và 40% cho việc đào tạo huấn luyện phát triển nhân viên.
Ngày nay vẫn còn khá nhiều công ty tiếp tục duy trì việc báo cáo của chi phí sử dụng thời gian dưới dạng giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, hiện tại có khá nhiều công ty cung cấp phần mềm kế toán thống kê đã xuất hiện. Bạn có thể dùng thời gian để tìm hiểu về các phần mềm này, nó sẽ khá giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Nói chung, việc sử dụng timesheet có thể gây ra một vài phản ứng tiêu cực đối với nhân viên nếu như các bảng báo cáo chỉ là một việc lấy lệ và ban lãnh đạo xem nó là một việc không tốn mấy thời gian. Việc này sẽ gây khó chịu và làm cho nhân viên mất đi sự kính trọng, nghe lời cấp trên của mình.
Mặt khác, nếu các ông chủ quá khắt khe trong việc bắt nhân viên báo cáo liên tục thì việc này cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát quá mức trong khi họ mang lại nhiều lợi ích cho công ty.
Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự cũng là một giải pháp giúp các ông chủ có thể quản lý nhân viên của mình một cách chính xác và giảm tải cảm giác bị kiểm soát cho nhân viên của mình. Zoho People chính là giải pháp cho việc đó và SmartOSC DX hiện đang là đối tác công nghệ triển khai uy tính và tối ưu nhất trên thị trường hiện nay.
Với Zoho People, việc chấm công hoặc quản lý quỹ thời gian làm việc chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn và dùng thử ngay hôm nay!
Kết luận
Timesheet đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong ngày nay. Điều này cho thấy tính ứng dụng của timesheet rất hiệu quả. Hy vọng qua bài chia sẻ này của SmartOSC DX các bạn có thể nắm rõ được timesheet là gì và cách ứng dụng timesheet như thế nào tốt nhất.