Workshop là gì? Những kiến thức ít người biết về Workshop

Workshop đang là một trong những thuật ngữ rất hot trong lĩnh vực marketing nói chung và nhiều lĩnh vực khác nói riêng. Liệu rằng bạn đã từng nghe đến cụm từ này chưa. Và bạn có thực sự hiểu workshop là gì không? Workshop có những lợi ích gì và tại sao workshop lại hot đến vậy không.

Vì vậy trong bài viết hôm nay, nhà hàng Buffet Sen Hồ Tây sẽ chia sẻ đến bạn tất cả các kiến thức liên quan đến workshop, trong đó có cả những kiến thức rất ít người biết về thuật ngữ này. Cùng theo dõi bài viết nhé.

Tìm hiểu Workshop là gì?

Workshop được hiểu được giản là “work” tại một “shop”. Và đây thực chất là một hình thức học tập ngoại khóa mang tính “mở” rất cao.

Thay vì các bạn ngồi trong lớp, nghe giảng viên giảng bài rồi tiếp thu một cách thụ động từ đặt vấn đề cho đến giải quyết vấn đề, rồi cuối cùng là rút kinh nghiệm, thì với Workshop, bạn sẽ là người “work” liên tục, chủ động trong mọi tình huống, trong mọi khâu.

Từ “Shop” có thể là một xưởng với đầy đủ dụng cụ cho các bạn làm việc hoặc là một khu vực có đủ các điều kiện thuận lợi tương đương với xưởng nhưng kết hợp với các yếu tố khác như cảnh quan, âm thanh, giao tiếp,…

Thông thường, khi tới một buổi workshop, bạn sẽ được các diễn giả chia sẻ về một lĩnh vực cụ thể, sau đó bạn có thể đặt câu hỏi liên quan để nhận được giải đáp từ diễn giả và những người cùng tham gia.

Workshop cũng là cơ hội để mọi người cùng thực hành, cùng thảo luận và thiết lập các mối quan hệ. Workshop có thể là một hoặc một chuỗi buổi học, có số lượng người tham gia không giới hạn, tùy thuộc vào khả năng tổ chức của đơn vị đại diện.

Thời gian diễn ra Workshop là bao lâu

Thông thường các nguồn workshop kéo dài từ 2 đến 4 tiếng, bao gồm 2 phần chủ yếu đó là: phần diễn thuyết của khách mời và phần hỏi đáp.

Các buổi workshop tại Việt Nam hiện nay đang diễn ra ngày càng nhiều và có xu hướng đa dạng lĩnh vực hơn, từ kinh doanh đến marketing, công nghệ, giáo dục, nghệ thuật…

Nếu như trước đây những workshop thường mang tính đào tạo, huấn luyện cho nhân viên trong một tổ chức thì hiện nay workshop được xem là cơ hội để học hỏi, chia sẻ và kết nối nhiều hơn.

Số lượng người tham gia Workshop

Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc khá nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian.

Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,…

Lợi ích khi tham gia workshop

Workshop là nơi để học hỏi và thực hành

Đến workshop bạn sẽ được tiếp cận với kiến thức của lĩnh vực bạn quan tâm. Những kiến thức này không mang tính sách vở lý thuyết mà thường có tính thực tế cao, do được chia sẻ bởi những diễn giả có kinh nghiệm và có những thành công nhất định.

Không chỉ thu nhận kiến thức từ diễn giả, bạn còn có cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm thú vị từ những người cùng tham gia.

Tìm kiếm đối tác, mở rộng các mối quan hệ

Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của workshop là khả năng mở rộng mạng lưới networking cho mỗi cá nhân. Đến workshop bạn sẽ gặp những người có chung mối quan tâm với mình.

Họ không chỉ mang đến cho bạn những chia sẻ hay mà còn là những đối tác tiềm năng trong công việc. Các doanh nghiệp thường cử đại diện đến workshop với mong muốn tìm kiếm những đối tác tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh của mình trong những workshop có quy mô lớn.

Tiết kiệm chi phí marketing cho các doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop như một cách thức để tập hợp những khách hàng tiềm năng, các nhà đầu tư, các đối tác. Workshop chính là một phương thức phù hợp để truyền đạt kiến thức, thông tin, từ đó tạo dựng niềm tin và thuyết phục họ.

Tại một buổi workshop do doanh nghiệp tổ chức, người tham dự có cơ hội được trải nghiệm sản phẩm trong một không gian được thiết kế rất chuyên nghiệp.

Các hình thức workshop phổ biến

Workshop chia sẻ kiến thức

Những buổi workshop này thường đưa ra một chủ đề được nhiều người quan tâm, một quan niệm hoặc một vấn đề chưa có lời giải đáp xác thực để mọi người cùng bàn luận.

Trong những workshop như thế này thì diễn giả là người có vai trò quan trọng nhất, họ phải là người có uy tín, có kinh nghiệm thực tế và có những thành công được cộng đồng công nhận.

Hiện nay khởi nghiệp, công nghệ, kinh doanh, marketing và tâm lý đang là những lĩnh vực với số lượng workshop phong phú nhất.

Workshop thiên về thực hành

Workshop thiên về thực hành thường là những workshop trong lĩnh vực kĩ thuật, thủ công, nghệ thuật, tâm lý. Bạn sẽ được tự tay làm ra một sản phẩm, một tác phẩm, hoặc thực hành một kĩ năng nào đó.

Hình thức workshop này yêu cầu phải có người hướng dẫn và những dụng cụ cơ bản để người tham gia thực hành. Số lượng người tham gia một buổi workshop dạng này thường không nhiều để đảm bảo ai cũng được hướng dẫn chi tiết.

Workshop với mục đích marketing

Những buổi workshop với mục đích marketing thường là những sự kiện lớn, được tổ chức bởi các doanh nghiệp, tổ chức lớn với số lượng người có thể lên đến hàng trăm.

Hình thức này đòi hỏi sự chuẩn bị chuyên nghiệp, chính vì vậy các doanh nghiệp lớn thường cần sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài để việc tổ chức workshop được thuận lợi.

Các bước thực hiện một workshop thành công

Một workshop hiệu quả khi xác định trước các yếu tố

• Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan
• Một mục tiêu đã được xác định trước
• Xác định được phương thức tương tác
• Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định
• Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt

Một workshop hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tin tưởng của các bên liên quan, nâng cao hiểu biết lẫn nhau, giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan, và tạo ra các kết quả đầu ra mang nhiều giá trị.

Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có nhiều kinh nghiệm, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án cũng có thể phục vụ như là một người điều phối.

Một người ghi chép lại các quyết định đạt được và bất kỳ điểm nổi bật. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể là nhà điều phối hoặc hỗ trợ công việc ghi chép ở các workshop. Trong tình huống nhà phân tích kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ phục vụ dưới một người tham dự workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét cẩn thận để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của các nhà phân tích kinh doanh.

Chuẩn bị cho workshop

Khi chuẩn bị một workshop thì các business analyst cần chuẩn bị:

• Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
• Xác định các bên liên quan cần tham gia
• Xác định người điều phối và người ghi chép
• Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
• Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
• Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
• Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
• Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting
• Nếu thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự

Khâu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện tối đa cho việc tiến hành workshop thành công. Vì lý do gì đó mà khâu chuẩn bị không làm tốt thì các nhà phân tích kinh doanh sẽ không nhận được kết quả đầu ra như kỳ vọng.

Xác định vai trò các đối tượng tham dự workshop

Để tiến hành một workshop thành công thì cần xác định rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop:

Nhà tài trợ (Sponsor)

Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.

Khác với các chương trình với nhiều hạng mục tài trợ, quy mô workshop thường khá nhỏ với đối tượng khán giả đặc thù. Chính vì thế, trong workshop, thường sẽ không có sự phân chia về hạng mục tài trợ.

Người điều phối (Facitilitator)

Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo tất cả các thành viên tham dự được thể hiện quan điểm và được lắng nghe.

Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này đòi hỏi hai điều, đó là khả năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và khả năng giải quyết những tình huống bất ngờ.

Để điều phối thành công, người điều phối cần phải:

Học hỏi từ tiền bối

Không ai có thể chạy trơn tru một chương trình từ đầu đến cuối ngay từ đầu cả. Nhưng điều quan trọng đó là bạn cần phải không ngừng cố gắng và cải thiện khả năng bao quát của mình.

Hãy tìm những người điều phối có kinh nghiệm, nghe họ chia sẻ về những yếu tố hay kỹ năng cần thiết để điều phối chương trình thành công, những vấn đề họ hay gặp phải trong quá trình làm việc cũng như giải pháp vượt qua khó khăn của họ.

Đừng hối thúc khán giả

Một sai lầm của những người điều phối (ngay cả những tiền bối lão làng trong nghề) đó là tự khuấy động không khí khi thấy khán giả quá trầm (nhất là trong phần Q&A – khi khán giả được “nhường mic” để nêu ra câu hỏi, ý kiến, hay đóng góp về chủ đề.

Trong trường hợp này, thay vì giục họ trả lời, bạn hãy thử tóm tắt các vấn đề đã được đề cập đến, nhắc lại câu hỏi hay gợi mở thêm thông tin để khán giả có thêm tư liệu, thêm tự tin để cất lên tiếng nói mà không khiến họ khó chịu hay bị dồn ép.

Khéo léo đưa ra một cái kết vào đúng thời điểm

Trái ngược với sự im lặng, đôi khi khán giả quá nhiệt tình tranh luận với diễn giả mà quên mất là đã quá thời gian cho phép. Người điều phối cần nhảy vào như thế nào đây cho khéo léo mà vẫn được lòng đôi bên?

Đầu tiên, hãy nhẹ nhàng gói gọn những nội dung chính đã đề cập trong workshop, bởi đó chính là những gì mà khán giả muốn mang về sau chương trình nhất mà đôi khi họ lại không nhớ được hết. Sau đó, bạn hãy cảm ơn tất cả khán giả, diễn giả, cũng như ban tổ chức và nhà tài trợ về những đóng góp của họ cho workshop.

Thêm một chút “gia vị” hài hước

Thay vì cứng nhắc hay tỏ ra quá nghiêm trọng, hãy thêm vào một chút hài hước, dí dỏm cho workshop. Sự vui nhộn này sẽ kết nối khán giả với diễn giả, và khiến câu chuyện trở nên tự tin hơn, khán giả cởi mở hơn khi đưa ra câu hỏi phản biện cho diễn giả, và phản hồi sau workshop cũng tích cực và mang tính xây dựng hơn.

Người ghi chép (Note-taker)

Người ghi chép tài liệu hoá các quyết định được đưa ra theo định dạng đã được xác định trước workshop, theo dõi bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành trong phiên.

Người giám sát thời gian (Timekeeper)

Người giám sát thời gian có nhiệm vụ đảm bảo các hạng mục trong agenda của workshop hoạt động theo đúng khung giờ và thời gian trong kế hoạch ban đầu.

Dù không xuất hiện trực tiếp trong workshop như người điều phối, vị trí “sau cánh gà” này đòi hỏi sự sát sao và kỷ luật rất chặt chẽ về thời gian, cũng như bao quát workshop dưới góc độ thời gian (so với góc độ về nội dung của người điều phối).

Là một người giám sát thời gian, bạn cần những dụng cụ gì để trợ giúp công việc?

• Một bản tóm tắt nội dung/lịch trình công việc
• Một chiếc bút
• Đồng hồ đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay)
• Một cuốn sổ ghi chép

Người tham dự (Participant)

Người tham dự, hay khán giả, bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực  phù hợp với chủ đề của workshop. Họ có trách nhiệm cung cấp dữ liệu, thông tin cá nhân, góc nhìn, quan điểm của họ, lắng nghe những quan điểm của các thành viên khác, thảo luận các vấn đề mà không thiên vị cho bên nào.

Để đạt được hiệu quả cuối cùng của workshop, bạn hãy đưa ra những tiêu chí cụ thể về nhóm khán giả mục tiêu mà bạn muốn tác động đến. Chúng tôi xin đưa ra một vài gợi ý cho bạn như sau:

• Họ là ai? Họ là nam hay nữ?
• Họ đang làm nghề gì?
• Họ quan tâm đến vấn đề gì?
• Liệu chủ đề chương trình hướng đến có phải là điều họ quan tâm?
• Cần phải tiếp cận đến họ qua những kênh nào?
• Nội dung truyền thông cho mỗi kênh là gì?

Một khi vẽ ra được chân dung khán giả mục tiêu, bạn có thể lên nội dung tiếp cận nhóm khán giả này và từ đó có kế hoạch truyền thông cho workshop một cách hiệu quả, nhanh gọn.

Tiến hành work shop

Đảm bảo các thành viên tham dự có một sự hiểu biết chung, người điều phối thường bắt đầu bằng việc tuyên bố về mục đích của phiên làm việc và các kết quả kỳ vọng đầu ra.

Với một số người điều phối có kinh nghiệm thì họ thường bắt đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong giao tiếp và tạo cho mọi người cảm thấy thoả mái làm việc với nhau.

Thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để tạo ra một môi trường phiên làm việc có tính cộng tác ở mức cao.

Bạn có thể tham khảo một vài quy tắc phổ biến sau:

• Tôn trọng các quan điểm của người khác
• Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
• Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
• Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
• Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra

Trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của phiên với mục đích và kết quả đầu ra.

Tổng kết work shop

Sau khi kết thúc, người điều phối tiếp tục làm việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu liên quan, phân phối chúng đến người tham dự và các bên liên quan về hạng mục đã được hoàn thành.

Workshop là một kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về cách giải quyết các vấn đề trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung cấp cho các bên liên quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau.

Kỹ thuật này thường có chi phí thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng liên quan. Các phản hồi liên quan đến vấn đề và quyết định gần như được cung cấp ngay tức thì bởi người tham dự.

Nhưng việc quyết định sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên kế hoạch sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm của người điều phối và kiến thức của người tham dự.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức về Workshop mà Sen Tây Hồ muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những kiến thức về workshop và những lợi ích mà workshop mang lại. Hãy like và share bài viết này nếu bạn thấy hay nhé!!!